Säkra leveranser – när beredskapen börjar utanför den egna verksamheten

En verksamhet kan ha reservkraft, krisledning och genomarbetade rutiner – och ändå stanna därför att en kritisk leverans uteblir.

Den 13 oktober samlade Länsstyrelsen Västmanland offentliga och privata aktörer till en totalförsvarsdag. Ett av fokusområdena var hur produktion, transporter och leveranser kan säkras när globala flöden svajar. Frågan är högaktuell för kommuner, regioner och samhällsviktiga företag, men den är egentligen relevant för alla verksamheter som är beroende av att varor, reservdelar eller tjänster kommer fram i rätt tid.

För General Prepper är utgångspunkten enkel: ett beredskapslager är inte en fristående samling produkter. Det är en del av en större plan för att upprätthålla prioriterade funktioner när ordinarie försörjning inte fungerar.

Insert your text here

Den första frågan bör inte vara ”Vad ska vi köpa?”. Börja i stället med vad verksamheten måste kunna fortsätta göra.

På ett äldreboende kan det handla om att ordna måltider, dricksvatten, hygien, läkemedelshantering, information och trygg belysning. På ett företag kan det vara kundservice, produktion, lagerdrift, IT, transporter eller möjligheten att hålla personal på plats. Vid en trygghetspunkt behöver bland annat information, värme, vatten, laddning och bemanning fungera tillsammans.

När de prioriterade funktionerna är identifierade går det att kartlägga vilka leveranser de är beroende av. Då blir det också tydligare vilka varor som behöver lagerhållas, vilka tjänster som kräver reservlösningar och vilka avbrott som faktiskt kan accepteras.

1. Vilka leveranser är verkligen kritiska?

Kartlägg de produkter och tjänster som verksamheten inte klarar sig utan. Skilj mellan sådant som behövs inom några timmar, efter ett dygn och efter en eller två veckor.

Allt behöver inte prioriteras lika högt. En tydlig rangordning gör det möjligt att använda budget, lageryta och personal där de gör störst nytta.

2. Hur länge räcker det som redan finns?

Utgå från faktisk förbrukning, inte bara lagersaldot i affärssystemet. Räkna med spill, säsongsvariationer och situationer där fler personer än vanligt behöver mat, vatten, laddning eller hygienartiklar.

Kontrollera även om utrustningen kan användas utan ordinarie el, vatten, IT-system eller teknisk support.

3. Finns dolda beroenden i leverantörskedjan?

Två leverantörer innebär inte automatiskt två oberoende försörjningsvägar. De kan köpa från samma tillverkare, använda samma transportör eller vara beroende av samma hamn, lager eller IT-system.

Be därför kritiska leverantörer beskriva:

• var produkten tillverkas,
• vilka underleverantörer som är avgörande,
• vilka lager som finns i Sverige eller Norden,
• hur transporterna normalt genomförs,
• vad som händer vid kapacitetsbrist,
• vilka alternativa produkter eller leveransvägar som kan erbjudas.

4. Är ersättningsprodukterna godkända i förväg?

När en ordinarie produkt inte kan levereras behöver verksamheten snabbt kunna byta till ett fungerande alternativ. Ett alternativ som först måste utredas när avbrottet redan har inträffat är ingen färdig reservlösning.

För livsmedel behöver exempelvis allergener, specialkost, näringsinnehåll, hållbarhet, tillagningsmetod och spårbarhet bedömas. För reservenergi behöver effekt, energimängd, anslutningar, laddning och säker användning kontrolleras. För vattenlösningar behöver hela kedjan från lagring och transport till tappning och hygien fungera.

5. Är leveranstiden realistisk även under störda förhållanden?

En normal leveranstid säger inte hur snabbt en större volym kan levereras när många kunder efterfrågar samma produkter samtidigt.

Kontrollera därför:

• vilken volym leverantören faktiskt kan leverera,
• om varorna finns i lager eller måste produceras,
• hur snabbt produktionen kan skalas upp,
• om transportkapacitet är reserverad,
• vilka minimiorder och geografiska begränsningar som finns,
• hur prioritering sker när efterfrågan överstiger tillgången.

Den här dialogen bör föras innan en kris. Då kan båda parter vara tydliga med vad som är möjligt och undvika löften som inte går att hålla.

6. Kan leveransen tas emot när ordinarie system ligger nere?

Det räcker inte att en vara når fram. Den måste också kunna tas emot, registreras, förvaras och fördelas.

Planera därför för:

• alternativ leveransadress,
• behöriga kontaktpersoner och reservpersoner,
• manuell kvittens när affärssystemet inte fungerar,
• tillträde när ordinarie passagesystem är ur drift,
• hantering utan ordinarie truckar, hissar eller lastkajer,
• säker förvaring och eventuell temperaturkontroll,
• fördelning till de verksamheter som ska prioriteras.

7. Vem ansvarar för lagret över tid?

Ett beredskapslager tappar snabbt värde om ingen ansvarar för det. Produkter behöver kontrolleras, roteras och ersättas. Batterier ska testas och laddas. Bränsle, gasol och annan brandfarlig vara kräver säker och lagenlig hantering. Personal behöver veta var utrustningen finns och hur den används.

Det bör finnas en utsedd funktion som ansvarar för:

• lagersaldo och placering,
• bäst före-datum och rotation,
• batcher och spårbarhet där det är relevant,
• funktionstester och underhåll,
• instruktioner och utbildning,
• uppföljning efter övningar och verkliga händelser.

General Prepper arbetar med både hushåll, företag och offentlig sektor. I dialoger om beredskap ser vi ofta samma grundläggande utmaning: behovet har identifierats, men uthållighet, användning, leveranstid och ansvar är ännu inte tillräckligt tydligt definierade.

Vi hjälper därför verksamheter att utgå från den funktion som ska upprätthållas och därefter bedöma:

• hur många människor lösningen ska omfatta,
• hur länge verksamheten ska klara sig,
• vilka resurser som redan finns,
• vilka produkter som kan ersätta varandra,
• hur varorna ska förvaras och roteras,
• vilken dokumentation och spårbarhet som krävs,
• hur leverans och mottagande ska fungera i praktiken.

Det kan handla om måltidsberedskap med lång hållbarhet, dricksvatten och vattenförvaring, reservenergi, belysning, radio, första hjälpen, hygien och verksamhetsanpassade krislådor. För vissa verksamheter kan även långtidslagringsbart beredskapsbränsle vara relevant, förutsatt att lagring, brandskydd och användning kan hanteras korrekt.

Målet är inte att sälja samma paket till alla. Målet är att skapa en lösning som motsvarar verksamhetens faktiska behov och som går att använda när de ordinarie leveranserna inte fungerar.

Ett enkelt sätt att börja är att samla representanter från verksamheten, inköp, drift och säkerhet kring ett kort scenario:

Klockan 09.00 meddelar er viktigaste leverantör att nästa leverans blir minst två veckor försenad. Samtidigt är tillgången begränsad hos andra leverantörer och transportkapaciteten i regionen är ansträngd.

Arbeta sedan igenom följande:

1. Vilka funktioner påverkas först?
2. När blir konsekvenserna allvarliga?
3. Vad finns redan i lager och var finns det?
4. Vilka alternativ är godkända?
5. Vem kontaktar leverantörer och fattar beslut om prioritering?
6. Kan verksamheten ta emot en alternativ leverans på annan plats?
7. Vilka tre åtgärder ska genomföras efter övningen?

Syftet är inte att lösa varje tänkbar störning. Syftet är att hitta de beroenden som kan få störst konsekvenser och åtgärda dem medan det fortfarande finns tid.

Robusta försörjningskedjor skapas genom kunskap, realistiska avtal, fungerande alternativ och regelbunden uppföljning. Ett genomtänkt lager kan ge viktig uthållighet, men bara om produkterna är rätt valda, rätt dimensionerade och möjliga att använda.

General Prepper hjälper företag, kommuner, regioner och andra offentliga verksamheter att gå från identifierade beroenden till praktiska lösningar inom mat, vatten, energi, information och personalens grundläggande behov.

Vill ni gå igenom verksamhetens behov eller få underlag till en konkret beredskapslösning? Kontakta oss för en första behovsdialog.